Handbuch für my.xortex.com

• Sie erstellen Ihre Arbeitsaufträge an uns in Form von Tickets direkt auf my.xortex.com
• Die gesamte Kommunikation, inklusive aller Kommentare, ist direkt beim jeweiligen Ticket gebündelt (der gesamte Mailverkehr entfällt)
• Sie haben Einblick in den aktuellen Umsetzungsstand

Öffnen Sie das digitale Ticketboard in Ihrem Browser: my.xortex.com

Ihre Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Projektmanager!

• Grau: Ticket befindet sich im normalen Bearbeitungsprozess
• Grün: Ticket ist erledigt
• Gelb: Ticket ist ein Entwurf, der noch freigegeben werden muss. Dieses Ticket ist nur für den Ersteller sichtbar.
• Rot: Freigabe wurde abgelehnt oder Ticket zurückgestellt
• Lila: Bei diesem Ticket ist eine Freigabe erforderlich. Nach der Freigabe kann die Bearbeitung gestartet werden und das Ticket wird grau.

Wenn sich während der Bearbeitung ein zusätzlicher Aufwand ergibt, kann XORTEX dafür ein Ticket erstellen und Ihre Freigabe anfordern. Das Ticket wird lila gekennzeichnet und die beteiligten Personen werden per E-Mail informiert. Erst nach Ihrer Freigabe wird die entsprechende Leistung umgesetzt.

Nach der Ablehnung wird das Ticket rot und seitens XORTEX nicht umgesetzt. Sie können ein Ticket allerdings jederzeit nachträglich noch freigeben.

1. Sie erstellen Tickets für konkrete Arbeitsaufträge an XORTEX
   • Entweder geben Sie das Ticket gleich frei oder
   • Sie speichern es als Entwurf und geben es zu einem späteren Zeitpunkt frei → den Entwurf sehen nur Sie als Ersteller!
2. Alle am Ticket beteiligten Personen, welche Sie ausgewählt haben, erhalten eine Informationsmail.
3. Wir von XORTEX bearbeiten Ihr Ticket intern und ändern dabei jeweils den Bearbeitungsstatus. Fragen, Unklarheiten oder Informationen, die unsere Mitarbeiter:innen an Sie haben, werden zu diesem Ticket über Kommentare kommuniziert.
4. Mit dem Bearbeitungsstatus verfolgen Sie den Verlauf des Tickets, bis es fertiggestellt, also grün und "Erledigt", ist.
5. Während des gesamten Bearbeitungsprozesses können Sie Kommentare hinzufügen, Fragen stellen und zusätzliche Informationen bereitstellen.
6. Um im digitalen Ticketboard nicht den Überblick zu verlieren, werden erledigte Tickets von XORTEX nach erfolgter Information an Sie vom digitalen Ticketboard entfernt.

Jede Spalte des digitalen Ticketboards enthält am unteren Ende ein Plus-Symbol zum Erstellen neuer Tickets.

Klicken Sie darauf, öffnet sich ein Modal, in dem Sie alle Informationen und Daten für das neue Ticket erfassen.

• Kategorie: Auswahl, ob es sich bei dem Ticket um eine Erweiterung, einen Bug (= Fehler) oder um ein Support-Thema handelt.
• Titel: Geben Sie Ihrem Ticket einen Titel. Beschreiben Sie, was Sie erreichen möchten. Eine Formulierung aus Sicht der betroffenen Person hilft uns, die Anforderung richtig einzuordnen.
  • z.B. Als Redakteur möchte ich meine Veranstaltungstermine einfach sortieren können
• Zu erledigen bis: Optional geben Sie hier das gewünschte Fertigstellungsdatum ein.
• Beschreibung: Achten Sie bitte auf eine genaue Beschreibung der Anforderung, gegebenenfalls mit dazugehörigen Dateien und Screenshots, welche unter "Dokumente" via Drag & Drop angehängt werden können. Mithilfe des Vorlagen-Symbols können Sie sich die Vorlage "Ticket my.xortex.com" in Ihre Ticketbeschreibung einfügen und haben somit einen Richtwert, welche Informationen Sie im Ticket beschreiben sollen.
• Beteiligte Personen: Hier wählen Sie, welche Personen an dieser Arbeitsaufgabe beteiligt sein sollen. Sobald Sie das Ticket speichern, bekommen die ausgewählten Beteiligten eine automatisierte Ticket-Nachricht via Mail.
  • Personen, die nicht als beteiligte Personen hinterlegt sind, sehen das Ticket am Board trotzdem, bekommen allerdings keine Mails.
• Dokumente: Hier können Sie entsprechende Screenshots oder beschreibende Dokumente zu dem Ticket anhängen.

Im Beschreibungstext beim Erstellen eines Tickets oder eines Kommentars können Sie Aufgaben anlegen. Eine offene eckige Klammer, ein Leerzeichen und eine geschlossene eckige Klammer "[ ]" ergeben eine Aufgabe. Nach dem Speichern wird eine leere Checkbox erstellt.

Beim Abarbeiten der Aufgaben werden sie von unseren Mitarbeiter:innen abgehakt oder zurückgestellt. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, sollten keine Aufgaben mehr beim Ticket vorhanden sein.

• Sie haben die Möglichkeit, Ihr Ticket als Entwurf zu speichern. Diesen Entwurf sehen nur Sie als Ersteller des Tickets.
• Ihre "Tickets im Entwurf" sind am digitalen Ticketboard ausgegraut und gelb hinterlegt.
• Der Status "Entwurf" kann direkt am digitalen Ticketboard auf "Entwurf freigeben" geändert werden. Oder über das Stift-Symbol nochmal bearbeitet werden.

Alle Ihre Gedanken und Fragen zum aktuellen Ticketstatus, eventuelle Rückmeldungen oder zusätzliche Informationen fügen Sie als Kommentar hinzu. Alle Kommentare zwischen den am Ticket beteiligten Personen werden direkt auf my.xortex.com ausgetauscht.

• Über das Kommentar-Symbol gelangen Sie zur Übersicht und sehen dort alle bisherigen Kommentare aufgelistet.
• Klicken Sie bei vorhandenen Kommentaren auf "Details öffnen" und sehen Sie den Inhalt des Kommentars.
• Befinden Sie sich in der Ticket-Beschreibung, können Sie mit dem Wechsel auf den Tab "Kommentare" auch direkt zu den Kommentaren gelangen.
• Erstellen Sie mit dem Plus-Symbol einen neuen Kommentar.