Handbuch für my.xortex.com
my.xortex.com ist ein digitales Ticketboard für Sie als XORTEX-Kunde. Sie können dadurch jederzeit den Status der unterschiedlichen Aufgaben und Todos bewerten. Wir wollen damit die Prozesse innerhalb eines Projektes sichtbar machen, um eine gemeinsame Sicht auf die Aufgaben zu haben.
Unsere gemeinsame Kommunikation wird verbessert und der Informationsstand ist für Sie transparenter.
- Sie erstellen Ihre Arbeitsaufträge an uns in Form von Tickets direkt auf my.xortex.com
- Die gesamte Kommunikation, inklusive aller Kommentare, sind direkt beim jeweiligen Ticket gebündelt (der gesamte Mailverkehr entfällt)
- Sie haben Einblick in den aktuellen Umsetzungsstand
Öffnen Sie das digitale Ticketboard in Ihrem Browser: my.xortex.com
Ihre Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Projektmanager!
| neues Ticket anlegen | Mit diesem Button können Sie ein neues Ticket anlegen. | |
| Suchen | Suchfunktion innerhalb der Tickets. | |
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Board neu laden | Aktualisieren der Tickets am Board. |
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zur Listenanischt | Mit diesem Button werden alle Tickets in Form einer Liste angezeigt. |
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Druckversion | Über dieses Symbol kann das Ticket in der Druckansicht geöffnet werden. |
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Statusübersicht / Historie | Anzeigen der Statusänderungshistorie des Tickets mit Datum und Uhrzeit. |
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Details öffnen | Ansicht aller Details zum Ticket. |
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Eintrag bearbeiten | Mit Klick auf das Stift-Symbol kann ein Eintrag bearbeitet werden. |
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Kommentar | Über dieses Symbol gelangt man zur Kommentar-Übersicht, in der auch neue Kommentare erstellt werden. |
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neuen Kommentar erstellen | Neuen Kommentar erstellen. |
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Löschen | Löschen des Eintrags (nur im Entwurfsmodus möglich). |
- Grau: Ticket befindet sich im normalen Bearbeitungsprozess
- Grün: Ticket ist erledigt
- Gelb: Ticket ist ein Entwurf, der noch freigegeben werden muss. Dieses Ticket ist nur für den Ersteller sichtbar.
- Rot: Freigabe wurde abgelehnt oder Ticket zurückgestellt
- Lila: Bei diesem Ticket ist eine Freigabe erforderlich. Nach der Freigabe kann die Bearbeitung gestartet werden und das Ticket wird grau.
Jede Spalte des Serviceklassenboards enthält am unteren Ende ein Plus-Symbol zum Erstellen von neuen Tickets.
Klicken Sie darauf, öffnet sich ein Modal, in dem Sie alle Informationen und Daten für das neue Ticket erfassen.
- Kategorie: Auswahl, ob es sich bei dem Ticket um eine Erweiterung, einen Bug (= Fehler) oder um ein Support-Thema handelt.
- Titel: Geben Sie Ihrem Ticket einen Titel. Idealerweise formulieren Sie hier aus Ihrer Rolle heraus.
- z.B. Als Redakteur möchte ich meine Veranstaltungstermine einfach sortieren können
- Zu erledigen bis: Optional geben Sie hier das gewünschte Fertigstellungsdatum ein.
- Beschreibung: Achten Sie bitte auf eine genaue Beschreibung der Anforderung, gegebenenfalls mit dazu gehörigen Dateien und Screenshots, welche unter "Dokumente" via Drag & Drop angehängt werden können. Mithilfe des
Vorlagen-Symbols können Sie sich die Vorlage "Ticket my.xortex.com" in Ihre Ticketbeschreibung einfügen und haben somit einen Richtwert, welche Informationen Sie im Ticket beschreiben sollen. - Beteiligte Personen: Hier wählen Sie, welche Personen an dieser Arbeitsaufgabe beteiligt sein sollen. Sobald Sie das Ticket speichern, bekommen die ausgewählten Beteiligten eine automatisierte Ticket-Nachricht via Mail.
- Personen die nicht als beteiligte Personen hinterlegt sind, sehen das Ticket am Board trotzdem, bekommen allerdings keine Mails.
- Dokumente: Hier können Sie entsprechende Screenshots oder beschreibende Dokumente zu dem Ticket anhängen.
Im Beschreibungstext beim Erstellen eines Tickets oder eines Kommentars können Sie Aufgaben anlegen. Eine offene eckige Klammer, ein Leerzeichen und eine geschlossene eckige Klammer "[ ]" ergeben eine Aufgabe. Nach dem Speichern wird eine leere Checkbox erstellt.
Beim Abarbeiten der Aufgaben werden sie von unseren Mitarbeiter:innen abgehakt oder zurückgestellt. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, sollten keine Aufgaben mehr beim Ticket vorhanden sein.
- Sie haben die Möglichkeit, Ihr Ticket als Entwurf zu speichern. Diesen Entwurf sehen nur Sie als Ersteller des Tickets.
- Ihre "Tickets im Entwurf" sind am Serviceklassenboard ausgegraut und gelb hinterlegt.
- Der Status "Entwurf" kann direkt am Serviceklassenboard auf "Entwurf freigeben" geändert werden. Oder über das Stift-Symbol nochmal bearbeitet werden.
Wird ein Ticket intern von Mitarbeiter:innen der Firma XORTEX erstellt, kann eine Freigabe angefordert werden. Beispiel wäre ein Zusatzaufwand zu einer bestimmten Aufgabe.
Mit dem Status Freigabe erforderlich wird ein lila Ticket erstellt, alle beteiligten Personen werden per Mail verständigt und Sie können das Ticket freigeben oder ablehnen.
Nach Ablehnen wird ein Ticket rot und seitens XORTEX nicht umgesetzt. Sie können ein Ticket allerdings jederzeit nachträglich noch freigeben.
Stift-Symbol und öffnen das Ticket im Bearbeitungsfenster.Alle Ihre Gedanken und Fragen zum aktuellen Ticketstatus, eventuelle Rückmeldungen oder zusätzliche Informationen fügen Sie als Kommentar hinzu. Alle Kommentare zwischen den am Ticket beteiligten Personen werden direkt auf my.xortex.com ausgetauscht.
- Über das Kommentar-Symbol gelangen Sie zur Übersicht und sehen dort alle bisherigen Kommentare aufgelistet.
- Klicken Sie bei vorhandenen Kommentaren auf "Details öffnen" und sehen Sie den Inhalt des Kommentars.
- Befinden Sie sich in der Ticket-Beschreibung, können Sie mit dem Wechsel auf den Tab "Kommentare" auch direkt zu den Kommentaren gelangen.
- Erstellen Sie mit dem Plus-Symbol einen neuen Kommentar.
- Neu
- Freigabe erforderlich
- Freigegeben
- Planung
- Planung abgeschlossen
- Verbesserung erforderlich
- In Bearbeitung
- Bearbeitung abgeschlossen
- Code-Review
- Code-Review abgeschlossen
- Testphase
- Test abgeschlossen
- Review
- Deploy / Teach
- Zurückgestellt
- Warten auf Abnahme
- Erledigt
- Sie erstellen Tickets für konkrete Arbeitsaufträge an XORTEX
- Entweder geben Sie das Ticket gleich frei oder
- Sie speichern es als Entwurf und geben es zu einem späteren Zeitpunkt frei → den Entwurf sehen nur Sie als Ersteller!
- Alle am Ticket beteiligten Personen, welche Sie ausgewählt haben, erhalten eine Informationsmail.
- Wir von XORTEX bearbeiten Ihr Ticket intern und ändern dabei jeweils den Bearbeitungsstatus. Fragen, Unklarheiten oder Informationen, die unsere Mitarbeiter:innen an Sie haben, werden zu diesem Ticket über Kommentare kommuniziert.
- Mit dem Bearbeitungsstatus verfolgen Sie den Verlauf des Tickets, bis es fertiggestellt, also grün und "Erledigt", ist.
- Während des gesamten Bearbeitungsprozesses können Sie Kommentare hinzufügen, Fragen stellen und zusätzliche Informationen bereitstellen.
- Um im Serviceklassenboard nicht den Überblick zu verlieren, werden erledigte Tickets von XORTEX nach erfolgter Information an Sie vom Serviceklassenboard entfernt.