Question 1

Welche Vorteile hat die Erweiterung Jobs & Bewerbungen für mich?

Accepted Answer

Bei unserer Erweiterung Jobs & Bewerbungen handelt es sich um ein datenschutzkonformes Bewerbermanagement. Dieses Modul unterstützt und entlastet Sie beim gesamten Bewerbungsprozess. So läuft die gesamte Kommunikation zentral über ein System ab. In der Erweiterung Jobs & Bewerbungen können Sie Stellenausschreibungen bearbeiten und verwalten, die Kommunikation mit Bewerbern direkt im CMS abwickeln, E-Mails speichern und zusätzlich Kommentare zum Bewerber hinterlegen. Somit sehen Sie den gesamten Recruiting-Prozess auf einen Blick! Ein kleiner Überblick über die Features:

Für die Job-Ausschreibung stehen folgende Felder zur Verfügung:

Jobtitel und Datum der Stellenausschreibung
Anstellungsart (Vollzeit, Teilzeit usw.)
Job-Profil
Dienstort
Kurztext
Ansprechpartner, an den die Bewerbung geschickt wird

Im Backend können die Redakteure unterschiedliche Statusbezeichnungen mit Farben vergeben. Diese können dann, je nach Fortschritt des Bewerbungsprozesses, bei Bewerbern direkt gesetzt und hinterlegt werden. So behalten Sie immer den Überblick!

Wenn Sie die Erweiterung Jobs & Bewerbungen beauftragen, übergeben wir Ihnen einen vorgefertigten Prozessverlauf mit Statuseinstellungen. Diese können Sie jederzeit individuell abändern.

Im datenschutzkonformen Bewerbungsformular können Bewerber folgende Daten zur gewünschten Stellenausschreibung ausfüllen:

Ausbildung,
persönliche Daten und
Anmerkungen.

Mittels "ziehen und ablegen" können Bewerber Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und weitere Dokumente der Bewerbung hinzufügen. Wesentlicher Vorteil dabei: ein automatischer Virenscanner schützt Sie vor schädlichen Dokumenten!

Mit der Erweiterung Jobs & Bewerbungen können Interessenten - der Datenschutzverordnung entsprechend - in Evidenz gehalten werden. Dazu kann der Redakteur aus dem Backend ein Mail mit einem Link verschicken, welchen der Empfänger bestätigen muss. Wird dieser Link nicht bestätigt bzw. bei einer Absage, werden diese Bewerbungen nach einer bestimmten Zeit anonymisiert. Dieser Zeitraum kann für Sie zwischen 3 und 12 Monaten eingestellt werden. Aus statistischen Gründen werden Einträge aus dem Bewerbermanagement nicht gelöscht, sondern nur anonymisiert. Personenbezogene Daten wie Name, E-Mail, Adresse von Bewerbern usw. werden aus dem System gelöscht.

Zusätzlich können Sie Stellenausschreibungen als Fixierter Inhalt darstellen. Damit können aktuelle Stellenausschreibungen prominent dargestellt werden.

Question 2

Gibt es von der Erweiterung Jobs & Bewerbungen auch eine "light" Variante?

Accepted Answer

Von der Erweiterung Jobs & Bewerbungen gibt es auch eine "light" Variante ohne Statusverwaltung und E-Mail-Vorlagen. Ihnen stehen in dieser Variante das Bewerbungsformular vollumfänglich und das Bewerbermanagement in eingeschränkter Form zur Verfügung:

Unter Stellenausschreibung kann nur der Titel gewartet werden.
Unter Ansprechpartner kann nur Name und E-Mail gewartet werden.
Bewerberdaten können nicht bearbeitet, sondern nur gelöscht werden.

Question 3

Wie ist der Ablauf im Bewerbungsprozess?

Accepted Answer

Die Vorteile unserer Erweiterung Jobs & Bewerbungen:

Daten für die Stellenausschreibung legen Sie im System nur einmal an Wartung daher nur an dieser einen Stelle nötig.
Alle Daten werden bei richtigem Einsatz der Status im Bewerbungsprozess Datenschutz-konform verarbeitet.
Zentrale Datenablage im System direkt bei den Bewerbungen mit Notizen und sämtlichen E-Mails.
Eigener Tutorial-Bereich der Sie bei der Arbeit mit der Erweiterung unterstützt.

1. Stellenausschreibung anlegen

Die Daten werden im Backend an einer Stelle angelegt und gewartet, können aber bei mehreren Stellenausschreibungen wiederverwendet werden.

In den Tutorials haben wir von oben nach unten der Reihe nach alle Daten angelegt und abschließend bei den Stellenausschreibungen ergänzt.

2. Erweiterung auf der Website

Wir verwenden ebenfalls unsere Erweiterung Jobs & Bewerbungen. Sehen Sie sich die Listenübersicht mit unseren aktuellsten Stellenausschreibungen an, klicken Sie sich durch die Detailseiten und sehen sich das Bewerbungsformular an.

Gestalten Sie die Job-Detailseite individuell und passend zu Ihrem Unternehmen mit Ihrem Projektmanager, damit Sie sich von der Konkurrenz abheben.

3. Erfassen der Bewerbungen im System

Nachdem beim Bewerbungsformular auf "Jetzt abschicken" geklickt wurde, werden die angehängten Dokumente automatisch auf Viren geprüft und die Bewerbung mit dem Status "Neu" in der Bewerberübersicht erfasst. Zusätzlich wird automatisch der zuständige Ansprechpartner über die neue Bewerbung per Mail mit Verlinkung direkt zur Bewerbung informiert.

4. Bewerbungsprozess betreuen

Aktualisieren Sie den Status laufend bei jeder einzelnen Bewerbung, erstellen Notizen oder versenden E-Mails an den Bewerber direkt über das System.

Abschließend wandern die erledigten Bewerbungen bei der entsprechenden Status-Änderung ins Bewerber-Archiv und werden dort Datenschutz-konform verarbeitet.

Question 4

Wo finde ich die Erweiterung Jobs & Bewerbungen?

Accepted Answer

Unter Erweiterungen Jobs und Bewerbungen haben Sie die Möglichkeit den gesamten Bewerbungsprozess abzubilden.

Das Untermenü Bewerber/-innen sehen Sie nur, wenn Sie die Berechtigung dazu haben sowie ausschließlich die Ihnen zugeordneten Bewerbungen.
- Hier finden Sie direkt im Menüpunkt Bewerber/-innen alle aktuellen Bewerbungen,
- im Untermenüpunkt Alle werden sämtliche im System vorhandenen Bewerbungen aufgelistet und
- im Untermenüpunkt Archiv alle Bewerbungen, die bei entsprechendem Status ins Archiv verschoben werden.
Im Untermenüpunkt finden Sie die Stellenausschreibungen, bei der Sie Ansprechpartner, Anstellungsarten, Arbeitgeberbeschreibungen, Dienstorte, Stellenprofile und Kommunikationskanäle eingeben.
Unter Einstellungen finden Sie die E-Mail-Vorlagen, Statusverwaltung und Ansichten.

In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 5

Welche Berechtigungen gibt es für den Bereich Jobs & Bewerbungen?

Accepted Answer

Allgemeine Infos zur Benutzerverwaltung finden Sie in einem eigenen Tutorial.

Wir empfehlen Ihnen, für jeden Redakteur einen eigenen Benutzer anzulegen, damit immer nachvollzogen werden kann, wer Veränderungen im Backend vorgenommen hat. In Hinblick auf den Datenschutz ist dies vor allem beim Bearbeiten von Bewerbungen sehr wichtig!

Tutorial Benutzerverwaltung

Im Navigationsbereich unter Benutzerverwaltung Benutzer suchen Sie nach dem Benutzer, dem weitere Berechtigungen zum Bearbeiten der Bewerbungen zugeordnet werden sollen. Klicken Sie beim Eintrag auf das Symbol bearbeiten.

Für die Erweiterung Jobs und Bewerbungen gibt es drei veschiedene Gruppen:

Zuweisen von Bewerbungen an Sachbearbeiter darf Bewerbungen an andere Sachbearbeiter zuweisen.
Mit dieser Gruppe ist der Menüpunkt Bewerber/-innen, sowie unter Einstellungen E-Mail-Vorlagen und Statusverwaltung, nicht sichtbar.
Einstellungen Bewerbungen darf Änderungen unter Einstellungen E-Mail-Vorlagen und Statusverwaltung vornehmen.
Mit dieser Gruppe ist der Menüpunkt Bewerber/-innen ebenfalls nicht sichtbar.
Sachbearbeiter Bewerbungen darf die diesem Benutzer zugewiesenen Bewerbungen sehen und bearbeiten, E-Mail-Vorlagen und Statusverwaltung bearbeiten und Bewerbungen an Sachbearbeiter zuweisen.

Damit ein Benutzer ihm zugeordnete Bewerbungen in der Bewerberübersicht sieht, muss dieser noch zusätzlich bei einem Ansprechpartner ergänzt werden.

Einem Ansprechpartner können mehrere Benutzer unter "Bewerbungen sind sichtbar für" zugewiesen werden.

Beispiel: Unter Ansprechpartner Maria Musterfrau sind Bewerbungen sichtbar für Martina Wunderbar (admin) und Maria Musterfrau. Das heißt, auch der eingeloggte Admin-Benutzer sieht alle Bewerbungen, denen Maria Musterfrau bei Stellenausschreibungen zugewiesen wurde.

ACHTUNG: Daten bei Bewerbungen unterliegen dem Datenschutz!

Question 6

Was muss ich bezüglich Datenschutz bei Bewerbungen wissen?

Accepted Answer

Als Standard in unserem CMS werden Bewerberdaten bei Änderung auf den Status

Eingestellt,
Abgesagt durch Firma,
Abgesagt durch Bewerber/-in oder
Fehlerhafte Bewerbung / Spam

automatisch anonymisiert und in Jobs & Bewerbungen Bewerber/-innen Archiv verschoben.

Bewerberdaten werden erst nach sechs Monaten anonymisiert, damit die Daten nicht sofort verschwinden, falls einer der oben angeführten Status unabsichtlich ausgewählt wurde.

Ist bei einer Bewerbung Evidenz aktiviert, erkennbar am zusätzlichen Symbol Evidenz, werden Bewerberdaten nie anonymisiert.

In der Archiv-Übersicht werden personenbezogene Bewerberdaten bei den Details durch XXX ersetzt.
Ebenfalls durch XXX ersetzt werden Nachname, Vorname, Telefon und E-Mail.
Anhänge, Notizen und versendete E-Mails werden gelöscht.

Rechtliche Informationen über den datenschutzkonformen Umgang mit Bewerberdaten finden Sie bei der WKO oder Sie informieren sich bei Ihrem Rechtsbeistand.

Question 7

Was kann bei den Stellenausschreibungen alles bearbeitet werden?

Accepted Answer

Zu einer Stellenausschreibung gehören viele Informationen, einige werden allerdings immer wieder verwendet. In unserem CMS haben Sie daher die Möglichkeit Informationen wie Anstellungsarten oder Dienstorte zentral anzulegen und bei Stellenausschreibungen zuzuorden.

Unter den Stellenausschreibungen stehen Ihnen

Ansprechpartner/-innen,
Anstellungsarten,
Arbeitgeberbeschreibungen,
Dienstorte,
Stellenprofile und
Kommunikationskanäle
Kategorien

zur Verfügung. In den weiteren Tutorials erklären wir Ihnen diese noch genauer.

In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 8

Was ist unter Ansprechpartner zu beachten?

Accepted Answer

Im CMS Backend unter Jobs & Bewerbungen Stellenausschreibungen Ansprechpartner/-innen legen Sie mit dem Symbol Neuer Eintrag rechts oben neue Ansprechpartner an. Änderungen bei bestehenden Einträgen nehmen Sie dem Symbol bearbeiten vor.

Bei neuen Ansprechpartnern befüllen Sie die Felder

Name, Stellenbezeichnung, Telefon.
E-Mail: An die E-Mail-Adresse wird die automatisierte Benachrichtigung versendet, sobald eine neue Bewerbung im System erfasst wird, bei der dieser Ansprechpartner zugeordnet ist.
Unter zugeordnete Benutzer wählen Sie alle Benutzer aus, die diese Bewerbung bearbeiten dürfen.
Optional können Sie noch ein Bild einfügen.
Nach dem Speichern wird die neue Ansprechperson in der Übersicht aufgelistet.

Nur die unter "zugeordnete Benutzer" angeführten Benutzer sehen Bewerbungen, wenn sie bei der Stellenausschreibung als Ansprechpartner ausgewählt wurden.

In der Listenübersicht sehen Sie auf den ersten Blick alle zugeordneten Benutzer in der Spalte "Bewerbungen sind sichtbar für".

In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 9

Wie erstelle ich neue Anstellungsarten?

Accepted Answer

Unter Jobs & Bewerbungen Stellenausschreibungen Anstellungsarten erstellen Sie im Backend rechts oben mit dem Symbol Neuer Eintrag neue Anstellungsarten. Einige Anstellungsarten finden Sie bereits im System.

Als Pflichtfelder befüllen Sie zumindest die Felder Name der Anstellungsart und Type.

Der Type wird online in der Listenübersicht der Stellenausschreibungen unter dem Titel angezeigt.
Optional können Sie noch die Wochenstunden von - bis angeben.
Speichern Sie die Anstellungsart.

Online wird die Anstellungsart unter dem Titel, neben den Dienstorten angezeigt.

Wenn das Feld bei der Jobdetailseite ebenfalls angelegt wurde, dann ist dort die Anstelllungsart an der verbauten Stelle ersichtlich.

In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 10

Wo erstelle ich die Arbeitgeberbeschreibung?

Accepted Answer

Unter Jobs & Bewerbungen Stellenausschreibungen Arbeitgeberbeschreibungen erstellen Sie im Backend rechts oben mit dem Symbol Neuer Eintrag eine neue Arbeitgeberbeschreibung.

Bei der Arbeitgeberbeschreibung ist nur die Interne Bezeichnung ein Pflichtfeld und muss befüllt werden. Die Stellenausschreibung kann mit wichtigen Informationen zur ausgeschriebenen Stelle interessanter gestaltet werden.

Weiters stehen Ihnen die Felder Firmenname, Logo, Website, UID sowie Adressdaten zur Verfügung.

Bestätigen Sie die Änderungen mit Speichern.

Wir empfehlen Ihnen bei der Arbeitgeberbeschreibung möglichst viele Informationen über das Unternehmen bereitzustellen.

Nur die auf der Stellenausschreibung (Detailseite) eingebundenen Plugins werden online auf der Jobdetailseite ausgegeben. In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 11

Wo erstelle ich die Dienstorte?

Accepted Answer

Neue Dienstorte erstellen Sie im Backend unter Jobs & Bewerbungen Stellenausschreibungen Dienstorte rechts oben mit dem Symbol neuer Eintrag.

In der Übersicht können Sie Dienstorte jederzeit bearbeiten, zum Beispiel um eine Adresse zu ändern.

Erstellen Sie einen neuen Dienstort:

Geben Sie dem Dienstort einen Namen.
Optional führen Sie eine genauere Beschreibung des Dienstortes an.
Ergänzen Sie die Adresse mit Straße, Adresszusatz, PLZ, Ort, Region und Land.
Vergessen Sie nicht, den neuen Dienstort zu speichern.

Einen Dienstort löschen ist nur möglich, wenn dieser Dienstort im CMS nicht mehr in Verwendung ist! Sonst wird das Löschen-Symbol in der Übersicht nicht angezeigt. In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 12

Wie lege ich ein Stellenprofil an?

Accepted Answer

Unter Jobs & Bewerbungen Stellenausschreibungen Stellenprofile erstellen Sie rechts oben mit dem Symbol neuer Eintrag ein neues Stellenprofil.

Geben Sie dem Stellenprofil eine Interne Bezeichnung.
Beim Bewerbungsformular finden Sie im Dropdown alle verfügbaren Formulare. Als Standard ist nur "Bewerbungsformular" vorhanden.
Unter Arbeitgeberbeschreibung wählen Sie eine der zuvor angelegten Arbeitgeberbeschreibungen aus dem Dropdown aus.
Jobbeschreibung, Aufgaben, Anforderungsprofil / Qualifizierung, Kenntnisse, Gehaltsinformationen mit Gehaltsbereich, Schlusstext sowie Bilder für Listen- und Detailansicht, sind optional. Wir empfehlen Ihnen, möglichst viele Informationen bei Ihren Stellenausschreibungen bereitzustellen.
Abschließend speichern Sie das neue Stellenprofil.

Die Informationen der einzelnen Felder werden nur ausgegeben, wenn diese auf der Jobdetailseite eingebunden wurden! In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 13

Wo erstelle ich Kommunikationskanäle?

Accepted Answer

Für einen Recruitingprozess ist die Frage, wie Bewerber:innen auf ein Unternehmen aufmerksam wurden, nicht uninteressant. In der Erweiterung Jobs & Bewerbungen legen Sie dazu individuelle Kommunikationskanäle fest und fragen Bewerber:innen im Bewerbungsformular gezielt danach.

Vorteile:

Bessere Vorbereitung auf Bewerbungsgespräche
Jobausschreibungen gezielt schalten
Überblick kostenlose vs. kostenpflichtige Kommunikationskanäle

1. Neue Kommunikationskanäle erstellen

Haben Sie die Erweiterung Jobs & Bewerbungen in Ihrem Projekt lizenziert, finden Sie im Backend im Navigationsbereich unter Jobs & Bewerbungen Stellenausschreibungen die neuen Kommunikationskanäle.

Die Einträge, die Sie unten in der Grafik sehen, sind unsere Vorschläge.

Weitere Kommunikationskanäle erstellen Sie mit dem Symbol Neuer Eintrag rechts oben.
In der Übersicht legen Sie in der Spalte "Reihenfolge" die Reihung online in Ihrem Bewerbungsformular fest.
Weiters können Sie einzelne Kommunikationskanäle sperren oder wieder freigeben , die Bezeichnung bearbeiten , sowie Kommunikationskanäle kopieren oder löschen .

In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung! 2. Feld im Bewerbungsformular ergänzen

Beim Bewerbungsformular können Sie das neue Feld als normales Feld oder Pflichtfeld ergänzen.
Erst nachdem das Feld im Customizing beim Bewerbungsformular hinzugefügt wurde, wird es im Frontend angezeigt.

Gehen Sie dazu im Navigationsbereich zu Customizing und suchen nach "Bewerbungsformular".

Ergänzen Sie das Feld "Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?" unter

Formular - Felder: hier wählen Sie das zusätzliche Feld aus und die Bewerber:innen können im Bewerbungsprozess diesbezügliche Informationen angeben.
Formular - Pflichtfelder: Sie wollen, dass die Bewerber:innen diese Informationen verpflichtend angeben, so wählen Sie auch hier das Feld aus.

Vergessen Sie nicht Ihre Einstellungen zu speichern.

3. Und wie sieht das jetzt im Frontend aus? Nachdem Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Kommunikationskanäle erstellt und das Feld beim Bewerbungsformular ergänzt haben, wird das neue Feld mit der Überschrift "Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?" am Ende des Formulars als Dropdown angezeigt. Haben Sie keine Kommunikationskanäle im Backend erstellt oder alle ausgeblendet, wird das Feld trotzdem im Frontend ausgegeben. Allerdings stehen im Dropdown keine Werte zur Auswahl. In diesem Fall entfernen Sie das Feld im Bewerbungsformular. Sie können das Feld bei Bedarf jederzeit wieder hinzufügen.

Question 14

Wozu werden Kategorien bei den Stellenausschreibungen benötigt?

Accepted Answer

Unter Jobs & Bewerbungen Stellenausschreibungen Kategorien legen Sie mit dem Symbol Neuer Eintrag rechts oben eine neue Kategorie an.
Sie können bei den Stellenausschreibungen und Einbindung der Listenübersicht eine oder mehrere Kategorien zuordnen. So verbauen Sie mit verschiedenen Kategorien die Listenübersicht an unterschiedlichen Stellen.
Zum Beispiel im Bereich Verwaltung nur die Stellenausschreibungen mit der Kategorie Verwaltung, im Bereich Reinigung nur die Stellenausschreibungen mit der Kategorie Reinigung. In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 15

Wie erstelle ich eine Stellenausschreibung?

Accepted Answer

Erstellen Sie eine neue Stellenausschreibung unter Jobs & Bewerbungen Stellenausschreibungen mit den Symbol neuer Eintrag rechts oben. Rechts oben finden Sie in der Listenübersicht und bei der Stellenbeschreibung zusätzlich das Symbol Druckversion. Damit werden Ihnen alle eingeblendeten Stellenausschreibungen aufgelistet mit Titel, Dienstorten und Kurzbeschreibung. Dienstorte, Ansprechpartner, Anstellungsart und Stellenprofil sind vor dem Erstellen einer Stellenausschreibung anzulegen, da diese hier bei Pflichtfeldern benötigt werden.

In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 16

Was kann ich in der Übersicht der Stellenausschreibungen bearbeiten?

Accepted Answer

In der Übersicht der Stellenausschreibungen gibt es in manchen Spalten Bearbeitungsmöglichkeiten:

Datum und Jobtitel
Sichtbar in der Jobauflistung nur wenn die Checkbox aktiviert ist, erscheint die Stellenausschreibung in der Listenübersicht online
Frei wählbar im Formular aktivieren Sie die Checkbox, wenn die Stellenausschreibung beim Bewerbungsformular online im Dropdown bei "Bewerbung als" aufgelistet werden soll
Dienstorte und Ansprechpartner
Anstellungsart, Stellenprofil und Kategorien
Bewerber/-innen im Button sehen Sie wie viele Bewerbungen für diese Stellenausschreibung bereits vorhanden sind und mit Klick auf den Button gelangen Sie direkt zu diesen Bewerbungen.
Aktionen mit SEO-Daten, SEO-Alias und Meta-Robots
Stellenausschreibungen können Sie in der Übersicht freigeben oder sperren, bearbeiten oder kopieren.
- Klicken Sie auf Druckversion, werden in einem neuen Tab alle Daten der Stellenausschreibung angezeigt.
- Das Löschen-Symbol wird nur angezeigt, wenn es keine Bewerber gibt und die Stellenausschreibung nirgends im System verwendet wird. Nur dann kann eine Stellenausschreibung gelöscht werden!

In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 17

Wo wird bei den Stellenausschreibungen die SEO hinterlegt?

Accepted Answer

In der Listenübersicht der Stellenausschreibungen gibt es die Spalte "Aktionen". Klicken Sie auf Aktionen, öffnet sich darunter der Punkt "SEO-Daten".

Allgemeine Empfehlungen zur SEO haben wir in einem eigenen Tutorial zusammengefasst.

In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 18

Wie binde ich die Listenübersicht Jobs & Bewerbungen auf der Website ein?

Accepted Answer

Damit die Erweiterung Jobs & Bewerbungen online sichtbar wird, benötigen Sie eine Inhaltsseite für die Listenübersicht und eine für die Detailseite. Grundsätzlich werden beide von uns erstellt und nach Ihren Vorgaben angepasst, wenn wir die Erweiterung einrichten.

Erstellen Sie ein neues Modul und wählen "Jobs und Bewerbungen: Auflistung Stellenausschreibungen" aus.

Wählen Sie eine Listen-Konfiguration und optional eine Darstellungsform aus.
Wählen Sie eine oder mehrere Anstellungsarten aus.
Unter Kategorie" wählen Sie eine oder mehrere Kategorien aus.
Unter "Anzahl der Spalten" können Sie zwischen 1, 2, 3 und 4 Spalten auswählen.
Bei "Anzahl Einträge pro Seite" legen Sie fest, wie viele Jobs initial ausgegeben werden.
Unter "Daten-Navigator" können Sie auswählen, ob Sie Pagination, Infinite-Scroller (hier werden beim Scrollen weitere Jobs nachgeladen), keinen Daten-Navigator, Swiper oder Swiper mit Autoplay anzeigen möchten.
Darstellung weiterführender Link und Link-Position erklären wir Ihnen in einem eigenen Tutorial noch genauer.
Abschließend klicken Sie auf Übernehmen.

Alternativ gibt es noch das Modul "Jobs und Bewerbungen: Auflistung der Stellenausschreibungen (kompakt)". Online werden bei diesem Modul die Jobs als Liste mit Aufzählungszeichen dargestellt. In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 19

Welche Einstellungen nehme ich unter Ansichten vor?

Accepted Answer

Unter Jobs & Bewerbungen Einstellungen Ansichten finden Sie die Detailseite der Stellenausschreibung. Nur die hier angelegten Plugins werden online ausgegeben.

Möchten Sie hier weitere, aktuell noch nicht auf der Detailseite angezeigte Daten ergänzen oder vorhandene bearbeiten, kontaktieren Sie bitte Ihren Projektmanager.

In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 20

Was sehe ich in der Übersicht bei den Bewerber/-innen?

Accepted Answer

Alle aktuellen Bewerbungen finden Sie im Navigationsbereich unter Jobs & Bewerbungen Bewerber/-innen aufgelistet.

In der Übersicht finden Sie die wichtigsten Infos:

Erstellt am wann die Bewerbung eingelangt ist.
Evidenz wurde im Berwebungsformular online die Checkbox bei der Evidenz aktiviert, wird das Symbol "Bewerbung darf in Evidenz gehalten werden" angezeigt. Ansonsten ist in diese Spalte leer.
Klicken Sie auf das Symbol Details wird ein kleines Fenster geöffnet mit der Übersicht der Bewerberdaten.
Stellenausschreibung für welche Stelle gilt diese Bewerbung mit Anstellungsart und Dienstort.
Anhänge Dateien, die mit der Bewerbung mitgesendet wurden, werden in dieser Spalte aufgelistet, ansonsten ist diese Spalte leer.
Anzeige mit Zahl wie viele E-Mails versendet wurden. Klicken Sie auf das Symbol, um die versendeten E-Mails anzusehen.
Anzeige mit Zahl wie viele Notizen gemacht wurden. Klicken Sie auf dieses Symbol, werden alle Notizen aufgelistet.
bearbeiten der Bewerbung.
Link zur Bewerbung in die Zwischenablage kopieren.
Ein Dropdown, um den Status zur Bewerbung anzupassen, und ein Button "E-Mails versenden"

In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 21

Welche Status gibt es bei den Bewerbungen?

Accepted Answer

Bei jeder Bewerbung können Sie den Status anpassen. So haben Sie bereits in der Übersicht einen besseren Überblick.

Aktuell sind die Status in der Grafik im System vorhanden und selbsterklärend.

Weitere Status ergänzen sowie vorhandene bearbeiten ist ebenfalls möglich. Bedenken Sie jedoch den Datenschutz!

In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 22

Wie und wonach kann ich Bewerbungen filtern?

Accepted Answer

Bei sehr vielen Bewerbungen im System ist es hilfreich, den Filter in der Suchleiste zu verwenden.

Sie können die Suche einschränken nach

Anstellungsart,
Bewerberinformationen Aufmerksam geworden durch,
Dienstorten,
Erstellungsdatum,
Status und
Stellenausschreibung.

Wählen Sie einen oder mehrere Filter aus und erhalten die entsprechenden Bewerbungen aufgelistet. In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 23

Kann ich Notizen zu einer Bewerbung erstellen?

Accepted Answer

In der Übersicht der Bewerbungen finden Sie das Symbol "Kommentar zur Bewerbung". Klicken Sie auf dieses Symbol, werden alle Notizen und Statusänderungen dieser Bewerbung aufgelistet mit Erstellungszeitpunkt, Ersteller und Kommentar.

Mit dem Symbol neuer Eintrag können Sie weitere Notizen im Kommentarfeld anlegen. Nachträglich können Sie die Notizen jederzeit bearbeiten, kopieren oder löschen.

In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 24

Wo bearbeite / erstelle ich die E-Mail-Vorlagen für Bewerbungen?

Accepted Answer

Erstellen Sie eigene E-Mail-Vorlagen für Ihren Bewerbungsprozess unter Jobs & Bewerbungen Einstellungen E-Mail-Vorlagen. Mit dem Symbol neuer Eintrag rechts oben erstellen Sie weitere E-Mail-Vorlagen.

Vergeben Sie eine Interne Bezeichnung sowie einen Betreff.
Unter Body geben Sie den Text für das Schreiben ein. Sie können zusätzlich für einige Daten einen Platzhalter verwenden, diese sind mit den {{}} Klammern direkt in den Text zu kopieren.
Bei Optionale Regeln können Sie auswählen, ob die Vorlage bei dem zugeordneten Status automatisch verwendet werden soll.

Anschließend können Sie die Vorlagen unter Bewerber/innen E-Mail versenden auswählen und die Texte noch anpassen. Die in der Vorlage verwendeten Platzhalter sind dort dann ausgefüllt.

In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 25

Wo kann ich die Statusverwaltung bearbeiten?

Accepted Answer

Die Statusverwaltung finden Sie im Backend unter Jobs & Bewerbungen Einstellungen Statusverwaltung. Mit dem Symbol neuer Eintrag rechts oben erstellen Sie einen neuen Status. Bei allen vorhandenen Status können Sie mit dem Symbol bearbeiten Änderungen vornehmen.

Beim Status vergeben Sie einen Namen.
Unter Bezeichnung in der Navigation können Sie optional einen Wert eingeben. Nach dem Speichern wird dieser Wert mit allen Bewerbungen, die diesen Status haben, als eigener Navigationspunkt unter Bewerber/-innen angezeigt.
Zusätzlich kann optional noch eine alternative Bezeichnung für das Dropdown sowie eine Farbe für den Status vergeben werden.

In der Übersicht der Statusverwaltung können Sie noch weitere Einstellungen aktivieren:

Bei jeder Bewerbung können Sie den Status anpassen. Neue Bewerbungen werden mit dem Status "Neu" im System erfasst. Im weiteren Bewerbungsprozess können die zuständigen Personen den Status ändern.

Wurde bei einem Status eine Farbe angelegt, dann wird der Status in der Bewerberübersicht farblich hervorgehoben.

In der "light" Variante der Erweiterung Jobs & Bewerbungen stehen Ihnen weniger Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung!

Question 26

Welche Einstellungen kann ich unter Customizing bei Jobs & Bewerbungen vornehmen?

Accepted Answer

Unter Customizing Jobs und Bewerbungen können zentrale Einstellungen vorgenommen werden zu

Formulareinstellungen Bewerbungsformular
Benachrichtigung einer neuen Bewerbung

Question 27

Wo bearbeite ich die Formularfelder beim Bewerbungsformular?

Accepted Answer

Unter Customizing Jobs und Bewerbungen Formulareinstellungen Bewerbungsformular nehmen Sie die Anpassungen beim Bewerbungsformular vor.

Formular - Felder: Hier wählen Sie alle Felder aus, die im Bewerbungsformular ausgegeben werden sollen.
Formular - Pflichtfelder: Wenn Sie eine Information aus einem Feld unbedingt benötigen, wählen Sie das Feld unter Formular-Pflichtfelder aus.
Der Danketext erscheint nach dem Absenden des Bewerbungsformulars.
Es wird kein E-Mail an die Bewerber versendet!
Jede Anpassung ist extra zu speichern.

Die Felder Vorname / Nachname und E-Mail werden immer automatisch als Pflichtfelder im Bewerbungsformular angezeigt und können nicht entfernt werden.

Online wird bei Pflichtfeldern ein kleines rotes Sternchen rechts neben der Feldbezeichnung angezeigt.

Werden Pflichtfelder nicht befüllt, kann das Formular nicht abgesendet werden.

Oberhalb des Formulars erscheint die Fehlermeldung "Formulareingaben ungültig: Bitte überprüfen Sie Ihre Angaben.".
Zusätzlich werden alle Pflichtfelder rot markiert, bei denen die Daten nicht ausgefüllt wurden.

Question 28

Welche Einstellungen kann ich bei einer Benachrichtigung für eine Bewerbung vornehmen?

Accepted Answer

Diese Einstellungen betreffen die E-Mail an die Ansprechpartner, nachdem eine Bewerbung im System eingelangt ist, nicht E-Mails an Bewerber. Unter Customizing Jobs und Bewerbungen Benachrichtigung einer neuen Bewerbung können Sie

den Betreff einstellen, der bei einer neuen Bewerbung im E-Mail steht, und
unter Body Link zur Bewerbung: {link} den E-Mail-Text eingeben. Ein Button direkt zur Bewerbung im System wird automatisch bei der E-Mail eingefügt.
Beide Einstellungen sind extra zu speichern.

Bitte den Platzhalter {jobtitle} nicht entfernen. Mit dem Platzhalter wird der richtige Jobtitel automatisch ergänzt.

Mit dem Button "Zur Bewerbung" gelangen Sie unter Bewerberübersicht aktuelle Einträge direkt zu dieser Bewerbung. Die Auflistung mit den Bewerbungen sehen Sie nur, wenn Sie die entsprechende Berechtigung für diese Stellenausschreibung haben!

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